Contenido
- Activar la Agenda y para quién es
- Pantallas principales
- Crear un servicio (con o sin anticipo)
- Asignar profesionales
- Horarios y horas muertas
- Crear una cita manual
- Completar y cobrar la cita
- Paquetes de sesiones
- Eventos del negocio
- WhatsApp: confirmar, cancelar y portal del cliente
- Reservas en línea y anticipos
- Pase de acceso con QR
- Recordatorios y roles
- Solución de problemas
1.Activar la Agenda y para quién es
La Agenda vive en el menú Operatividad → Agenda. Es un add-on ($399/mes, 14 días gratis). Si no está activa, aparece la pantalla de venta con “Iniciar prueba gratis” y “Suscribirse ahora”.
La usan estéticas, barberías, spa, consultorios/clínicas, gimnasios (clases con cupo) y hoteles (servicios extra). Los roles Guardia y Recepción ven además la pantalla “Control de acceso”.
2.Pantallas principales
El encabezado muestra “Agenda” y “N citas hoy”, con los botones “Nuevo evento” y “Nueva cita”. Pestañas:
- Calendario: vista Día / Semana / Mes con filtro por profesional. El día muestra las citas y los “Eventos del negocio”; en semana y mes, toca un día para abrirlo o una cita para editarla. “Ir a hoy” regresa al día actual.
- Paquetes: paquetes de sesiones pagados por adelantado (todos los roles).
- Servicios y Horarios: todos menos el rol Empleado.
Estados de una cita: Pendiente, Confirmada, Completada, Cancelada, No asistió.
3.Crear un servicio (con o sin anticipo)
Servicios → “Agregar servicio”
Captura imagen, Nombre, Descripción, Precio, Duración (min) y Color.
¿Clase grupal?
Llena Cupo para que varios asistan al mismo horario (vacío = cita individual).
Anticipo (opcional)
En “Anticipo” elige Porcentaje (%) o Monto fijo ($) y captura el valor. En 0 = sin anticipo. El sistema muestra “Anticipo: $…”.
Guarda
Pulsa “Guardar”. Cada servicio genera una “Liga directa para agendar” con “Copiar liga” y “WhatsApp” (requiere la Tienda en línea activada).
4.Asignar profesionales
En la tarjeta del servicio, “Asignar profesionales” y marca quiénes lo atienden. Sin asignar = todos pueden atender. Si asignas, solo esos aparecen para ese servicio (en la agenda y en la web). La tarjeta muestra “N profesionales asignados”.
También puedes hacerlo por persona: “Asignar por empleado”, elige al profesional, marca sus servicios (“Todos” / “Ninguno”) y “Guardar”. Con “Importar del POS” traes servicios que ya tenías como productos. Cada servicio se puede activar o desactivar.
5.Horarios y horas muertas
Horarios de atención
En Horarios, elige el profesional (el horario es por persona) y activa cada día con su rango “de … a …”. Días inactivos quedan como Cerrado. “Guardar horarios”.
Horas muertas (bloqueos)
“+ Agregar”: alcance (el profesional o “Todo el negocio”), tipo (“Cada semana” o “Día específico”), rango y motivo. “Bloquear horario”. Esas horas desaparecen de la web y del formulario.
Si un profesional tiene su propio horario y ese día está en “Cerrado”, no aparecerá aunque el negocio abra.
6.Crear una cita manual
“Nueva cita”
Captura Cliente (requerido), Teléfono y Email (opcionales), Servicio (o “Sin servicio”), Profesional (“Cualquiera” o uno), Fecha y Duración (con servicio, la duración es la del servicio) y Notas.
Elige el horario
En “Horario disponible” aparecen solo las horas realmente libres. Con “Cualquiera”, el sistema asigna al primer profesional libre y elegible.
Agenda
Pulsa “Agendar” (o “Actualizar” al editar). La cita entra como Confirmada y se manda la confirmación por correo y WhatsApp.
Botones de cada cita (vista Día)
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Cobrar y completar | En citas Confirmadas: cobra y la marca Completada. |
| Editar | Si cambias la hora, al cliente le llega el aviso de cita reprogramada por WhatsApp. |
| Cancelar | Le avisa al cliente por WhatsApp. |
| Enviar recordatorio por WhatsApp | Manda el recordatorio en ese momento. |
| Enviar QR de acceso por correo | Reenvía el pase con QR por correo y WhatsApp. |
| Copiar enlace de encuesta | En clínicas, en citas completadas. |
| Eliminar | Solo en citas Canceladas, No asistió o Completadas. |
La etiqueta “Anticipo: $… (pagado/pendiente)” muestra el anticipo, y “Pedido” marca las citas que vinieron de un pedido en línea.
7.Completar y cobrar la cita
En una cita Confirmada, el ícono verde de palomita abre “Cobrar y completar”. Muestra Precio del servicio, Anticipo pagado, Monedero usado y “A cobrar ahora”.
Quién atendió
Elige el profesional en “Atendió”.
Método de pago
Efectivo, Tarjeta o QR / Transfer (solo si queda saldo). Si el cliente tiene monedero, en “Monedero del cliente” activa “Usar saldo”; el cliente también acumula por la cita. Las sesiones de un paquete ya pagado se completan sin cobrar.
Cobra y completa
“Cobrar $… y completar” (o “Completar cita” si no hay saldo). Registra la venta en Finanzas/Reportes y, en efectivo, la liga a la caja abierta.
Para que el arqueo cuadre, ten una caja abierta cuando completes una cita cobrada en efectivo.
Con las reseñas activas y tu WhatsApp conectado, al completar la cita el cliente recibe una encuesta: “¿Cómo te fue en tu cita?” y “¿Cómo te atendió (nombre)?”. Si le fue bien lo invitamos a tu ficha de Google Maps; si no, te llega una alerta como “Cita con Luis: 2 estrellas”. En Operatividad → Reseñas ves el promedio de cada profesional. Pasos en el manual de Reseñas.
8.Paquetes de sesiones
Vende varias sesiones pagadas por adelantado (ej. 10 masajes) y dales seguimiento. En la pestaña Paquetes, “Por agendar” son los clientes a los que hay que llamarles.
Vende el paquete
“+ Vender paquete”: Servicio, Sesiones (3, 6, 10 u otro), Precio del paquete (te sugiere uno), Vigencia (días) (0 = sin vigencia), Cliente y Teléfono.
Cobra
Elige Efectivo, Tarjeta o Transferencia y toca “Cobrar $…”. Se registra como venta, así que necesitas una caja abierta.
Agenda cada sesión
Abre el paquete y toca “Agendar siguiente sesión” (fecha y horario), o “WhatsApp” para mandarle al cliente un enlace donde él agenda solo su sesión (“no se cobra nada”).
Filtros: Por agendar, Activos, Completados y Todos. Cada paquete muestra sesiones usadas y su próxima cita. Etiquetas: POR AGENDAR, AGENDADO, VENCIDO, COMPLETADO. “Cancelar” cierra el paquete (las citas ya agendadas se quedan; el reembolso se hace en caja).
9.Eventos del negocio
Con “Nuevo evento” registras lo que no es una cita: Compra / pedido (con proveedor), Entrega (cliente, teléfono y dirección), Reservación (cliente, personas y mesa) o Reserva / evento. Captura título, fecha, “Todo el día” o inicio y fin, responsable y notas, y toca “Guardar”. En el día aparecen bajo “Eventos del negocio” con “Marcar hecho”, “Editar” y “Eliminar”. Las reservas de mesa en línea llegan aquí.
10.WhatsApp: confirmar, cancelar y portal del cliente
Con tu WhatsApp conectado:
- El cliente recibe la confirmación al agendar, el recordatorio antes de su cita y avisos si reprogramas o cancelas.
- El cliente puede contestar el recordatorio: “confirmo” o “1” deja la cita Confirmada; “cancelar”, “no puedo” o “2” la cancela (si lo permites). Funciona aunque no tengas el agente de IA.
- En su cuenta ALGORA Miembros (“Mi cuenta” en tu tienda) ve sus citas y puede “Confirmar asistencia”, “Reprogramar” y “Cancelar”.
- Para permitir que cancelen o reprogramen, activa “Cancelar/reprogramar en línea” en Tienda Online → Configuración de tienda. Si no, se les pide contactarte.
- Cuando el cliente agenda, cambia o cancela, te llega una notificación y un WhatsApp al teléfono del negocio.
Con el agente de IA (ver manual de WhatsApp), el cliente puede agendar por chat. Con Aura (plan completo) puedes crear, reagendar o cancelar citas hablando.
11.Reservas en línea y anticipos
En la página pública del negocio (…/store/tu-negocio), sección “Reserva en línea → Nuestros servicios”, el cliente elige servicio, profesional, fecha y horario (agrupado en Mañana/Tarde/Noche), captura sus datos y puede aplicar un código de descuento.
- Si el servicio pide anticipo y el negocio tiene Stripe conectado: botón “Agendar y pagar $…” (paga en línea). La cita queda Pendiente hasta que se paga y luego pasa a Confirmada.
- Sin anticipo: “Confirmar cita”, y queda confirmada de inmediato.
- Si el servicio pide anticipo pero no tienes Stripe, la cita queda Pendiente y el anticipo se cobra en el negocio.
El cliente recibe confirmación por correo y/o WhatsApp. El resto del precio se cobra en el negocio al completar la cita.
12.Pase de acceso con QR
El pase con QR solo se genera y se envía si el negocio tiene al menos un empleado activo con rol Guardia o Recepción. Si no, la confirmación se manda sin QR.
El pase vive en una página propia y muestra el negocio, el cliente, el QR y los datos de la cita. El cliente lo recibe por correo y WhatsApp (y en el recordatorio). Desde la Agenda, el botón del sobre “Enviar QR de acceso por correo” lo reenvía.
Recepción/guardia usa “Control de acceso”: la lista “Citas de hoy · Llegaron” y “Escanear código QR”. Al escanear, valida y registra la llegada; también puede marcarla con “Confirmar llegada”. Al registrar la llegada, se avisa al profesional/médico asignado (“Paciente en recepción”).
13.Recordatorios y roles
Recordatorios automáticos: avisos al negocio 30, 15 y ~5 min antes de cada cita, y un recordatorio al cliente por WhatsApp y/o correo durante las 24 horas previas a su cita (incluye el pase con QR si existe). Si la cita se agenda el mismo día, también le llega.
| Rol | Qué puede en la Agenda |
|---|---|
| Empleado | Ve todas las citas pero solo actúa (cobra, completa, edita, cancela) sobre las asignadas a él. En las demás verá “Solo el asignado”. |
| Recepción | Gestiona todas las citas y usa Control de acceso. |
| Médico | Solo actúa sobre las citas asignadas a él. |
| Dueño / Encargado | Gestionan cualquier cita, servicios y horarios. |
| Guardia | Solo la pantalla Control de acceso. |
14.Solución de problemas
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| “No hay profesionales disponibles en ese horario”. | Sin cupo, fuera de horario, hora muerta, o el profesional no está asignado al servicio. |
| En la web: “Sin horarios para esta fecha”. | Prueba otro día; revisa horarios y profesionales asignados a ese servicio. |
| “Clase llena (N lugares)”. | El cupo se agotó; abre otra sesión u horario. |
| No llega el QR al cliente. | Verifica que exista un rol Guardia/Recepción activo y que la cita tenga correo del cliente. |
| El arqueo no cuadra tras cobrar una cita. | Abre la caja antes de completar citas cobradas en efectivo. |
| “Solo puedes gestionar las citas asignadas a ti”. | El rol Médico o Empleado solo actúa sobre sus citas. Pide al dueño o encargado que lo haga. |
| “El paquete ya venció” o “ya no tiene sesiones”. | Revisa la vigencia y las sesiones usadas del paquete; vende uno nuevo si hace falta. |
| El cliente no puede cancelar desde su cuenta o por WhatsApp. | Activa “Cancelar/reprogramar en línea” en Tienda Online → Configuración de tienda. |